Organização de arquivos: como arquivar e encontrar seus documentos

sugiro algum sistema de classificação de documentos web, que permita classificação por tags.. ou coisa assim...

No caso das contas eu crio um diretorio para o nome da empresa e depois uso algo do tipo boleto-2007-07-07.jpg para os arquivos.

Caro Leonardo,
O uso de pastas ainda continua sendo essencial. Por mais que os indexadores funcionem razoavelmente bem, tem horas que para você encontrar algo é mais rápido ir à pasta diretamente. E neste caso os nomes de arquivos devem dar uma idéia do conteúdo (uma lista de Artigo001.pdf, Artigo002.pdf não é nada amigável para encontrar via navegação por pasta).
Eu tenho mais de 1600 artigos científicos, e trabalho com pastas por tema específico dos artigos. Como as principais palavras chave relacionadas ao assunto aparecem na maior parte desses artigos, usar os indexador para localizar alguma coisa complica as vezes. Nesses casos vou na pasta específica e vejo o que quero.
Os indexadores ajudam muito, mas não substituem nossa capacidade de organizar/classificar os documentos.
Hoje uso o Google Desktop. Já testei indexadores da Microsoft, Yahoo, Copernic...

Eu usava o Google Desktop Search, até que descobri um programazinho chamado Locate32, que cria uma base de dados só com os nomes dos ficheiros, o que permite encontrar qualquer ficheiro rápidamente.
É o mais rápido que já experimentei. Posso até escrever simplesmente uma extensao de ficheiro, como PDF, e ele mostra rápidamente todos os ficheiros PDF que estiverem no PC. É muito útil para verificar, por exemplo, quantos ficheiros se tem de um determinado formato.

Desde que comecei a usá-lo que o considero como um programa essencial.
Também busca por texto dentro de ficheiros.
E pode ser usado de forma "portable" também.

está em
http://locate32.webhop.org/

Quanto à forma de organização, sugiro criar pastas com subpastas, e finalmente os ficheiros, tudo ordenado por ordem de importãncia, de maior a menor, por exemplo:
empresa > tipo de documento > referência.

Ah, e não esquecer de fazer um backup de todos eles,
sob pena de ainda ter de ir vasculhar os caixotes de lixo, à procura dos documentos originais que foram scaneados... :)

Blog Dois Cliques

Também concordo que o sistema de pastas ainda é fundamental.

Não esqueça que para contas, os documentos são muito semelhantes, e a busca vai retornar muitos resultados.

Além disso, sempre tem o caso em que você está com a dúvida se tal documento está no PC (ex: conta de luz de julho de 2005). Nesse caso, vc entra na pasta contas/2005 e já identifica se a tal conta está lá.

PS: To precisando de um scanner desses.

Crônicas Imortais

Também acho interessante o sistema de "tags". Que nada mais são do que 'palavras-chave' ou 'descritores' do documento.

Creio que quanto mais meta-dados você adicionar no documento maior a chance de encontrá-lo depois. É interessante adcionar algumas palavras que você usará na hora de buscar (como as que você citou no artigo:"conta", "net", a data da conta, etc.).

Se essas palavras ou "tags" vão estar no nome do arquivo, ou se vão estar na pasta onde ele se encontra não importa.

O que importa é que quando vc digitar "net" ou "conta AND 2007" a sua conta da Net de 2007 apareça nos resultados e que não aparecem resultados em excesso.

Acho que vale à pena dar um analisada mais detalhada nos documentos (o sistema deve ser defnido em função do uso). E é melhor fazer isso agora do que depois, quando você não conseguir encontrar nada do que digitalizou...

Eu utilizaria as duas coisas que você mencionou: nome dos arquivos e pastas.

Mas, as pastas deverão ser poucas, não vá criando "Contas", "Celular", "2007", "Julho"... Crie de acordo com o que fica mais lógico para você.

Se for importante documentar por empresas, cada empresa terá uma pasta, sub-pasta para ano e só (ou nem precisa de ano). Se para você a data for mais importante, pasta para "2007", 2006", e talvez mês, o resto vá com nome de arquivos. Por último, se para você funciona mais tópico, "Conta", "Artigo", "Procuração", "Documentos", crie pastas para cada tópico.

Fora estes métodos, não esqueça de um Google Desktop ou semelhante pois ajuda bastante na hora da preguiça.

Acho que o sistema de pastas seria muito eficiente desta forma:

documentos/ano/Tipo_de_documento/empresa/

e cada documento com o nome "mes-algum_comentario.pdf"

Esse esquema funciona muito bem pra mim.

O sistema de pastas hierárquicas é mais intuitivo para o ser humano. Mas se a estrutura for muito grande ou desorganizada, não ajuda muito.
As tags ajudam a pesquisar documentos por palavras-chaves. Entretanto se os nomes do arquivos não forem padronizados, a busca não será muito útil caso o resultado seja doc121.pdf, doc233.pdf.

Seria interessante um sistema de pastas virtuais relacionadas com tags (acho que ouvi dizer de um software que faz isso).
Neste sistema, um arquivo poderia estar em "várias pastas ao mesmo tempo". Por exemplo, um arquivo de conta telefônica poderia estar nas pastas Contas, 2007, Janeiro, Telefone, PDF.

Se alguém souber de um programa que faça isso, avise-me.

Pelo que entendi você é usuário de Mac, certo? (falou em Spotlight).

Eu sou um entusiasta do Spotlight!! Acho um feature essencial no Mac OS X. Ainda mais, que você pode clicar em Obter Informações no ícone do arquivo (pdf por exemplo) e adicionar outras informações à indexação do Spotlight (no local Comentarios do Spotlight). Aí a procura fica mais fiél.

Já usou isso??

Acho que ainda pode até organizar por pastas esses arquivos para não ficar visualmente desorganizado, mas sem muitoa preocupação com nomes e estilos.

O que você precisa é de algum aplicativo free de GED, Gestão Eletrônica de Documentos.

Leonardo, é bom saber que depois de tanto tempo voce finalmente resolveu seu problema (lembro-me de um post seu de séculos atrás abordando o mesmo assunto: digitalizar tudo para se livrar da papelada).
Porem, eu nao confio tanto assim em mídias digitais para certos tipo de arquivos, principalmente os mais recentes, que tem maior probabilidade de serem consultados...
De qualquer maneira, eu também usaria essa solução se eu tivesse um scanner desses. Bem, a minha sugestão é a seguinte: dentro de diretório "contas" existiria o diretório "NET" e dentro dele outro diretório com o ano em exercício e com as contas da Net dentro, você só precisaria por no nome do arquivo a data da conta. Boa sorte!
Abrç

Eu não confiaria somente em metadatas...

Eu também sinto falta de um organizador bom. Na minha opinião o ideal seria organizar em tags, mas como não conheço nenhum programa que faça isso para arquivos gerais organizo meus documentos em pastas usando a hierarquia de ano > instituição > categoria e nomeio meus arquivos como (deb/cre)InstituicaoCategoriaAAAAMMDD.ext.
Seria realmente de grande utilidade um ordanizador de documentos ou arquivos gerais como o Picasa, por exemplo.

Maurício Fedatto
Web Development with flour!
http://anaomanco.blogspot.com.br/
On road to crossbrowser

Pessoal, valeu pelos comentarios. Algo que estou pensando em usar é o Yep (http://www.yepthat.com/), o unico problema é que ele eh uma solução para um unico computador, eu quero poder buscar na rede local, e compartilhar e espelhar tudo nos outros computadores como backup.

Atualmente estou usando o Foldershare (foldershare.com) em todos os meus micros e ele funciona bem. Mas quanto as tags, ainda nada. O Mac tem metadata no OS, mas ainda nao achei um jeito simples de usar. Ate porque eu nao tenho algo de muita complexidade,talvez colocar tudo em pastas resolva o problema.

[]
Leo

Um algoritmo por mais bem criado nunca se iguala a capacidade da mente humana em perceber detalhes subjetivos, pastas são a melhor forma de organizar, claro que uma manutenção periódica é importante pois se tiver uma pasta definitiva para cada coisa é ótimo mas sempre se tem de manter ao menos duas pastas de triagem para evitar duplicidades ou arquivos desnecessários.

Eu usei por um período de teste o IBM OmniFind Yahoo! Edition, funciona como um google search so que para redes, realmente muito bom.

Na empresa onde trabalho movimentamos uma grande quantidade de arquivos de varios tipos pela rede, para mim a solução foi criar pastas por tipo de arquivo, ex: Excel, Acrobat, Word, etc..., depois uma pasta por ano, 2006, 2007..., depois uma por mês, Jan-07, Fev-07, dentro deste subdiretorio eu coloco o arquivo com um nome que identifique o assunto.

Qual a vantagem nisto: Primeiro, na maioria dos casos você se lembra do formato do aquivo que está pesquisando, depois você vai procura-lo pelo ano corrente, ou se for algo mais antigo tem tudo separado por ano de criação. As pastas de Mês servem apenas se você tem um fluxo grande arquivos dentro do mês, por fim, sabendo o tipo de arquivo e quando ele foi criado, reduz em muito a gama da pesquisa.

Espero ter ajudado!